Возьмите четыре листа бумаги. На первом напишите: «Каковы мои цели в жизни?» И сейчас у вас 2 минуты, чтобы ответить на этот вопрос. Пишите все, что приходит в голову, каким бы общим, тривиальным это ни казалось. Вы можете включать сюда личные, семейные, карьерные, общественные и духовные цели. По прошествии 2 минут тренер говорит: «А теперь у вас есть еще 2 минуты, чтобы просмотреть получившийся список и сделать дополнения и исправления». По окончании отведенного времени участники откладывают первый лист и берут второй, на котором пишут: «Как бы я хотел провести следующие 3 года?». На заполнение этого листа также дается вначале 2 минуты, а по их окончании тренер дает еще 2 минуты на внесение изменений и дополнений. Отложив второй лист, на третьем участники пишут: «Если бы я знал, что мне осталось жить 6 месяцев начиная с сегодняшнего дня, как бы я их прожил?» И снова участникам дается 2 минуты и еще 2 минуты на то, чтобы проверить список. Третий лист также откладывается в сторону. Тренер: «А теперь возьмите четвертый лист и выпишите на него три цели, которые считаете наиболее важными из всех перечисленных. Сравните все четыре списка. Есть ли темы, проходящие красной нитью через все разнообразие ваших желаний? Соотносима ли ваша повседневная жизнь и те цели, которые вы написали?» Завершение тренинга Групповая дискуссия Тренер: «Какие мысли, ощущения у вас появились после выполнения двух последних упражнений? Можете ли кратко, одним предложением, резюмировать полученные результаты? Нужны ли человеку жизненные цели или лучше жить сегодняшним днем, чтобы все шло так, как само идет?» Целеполагание является основой тайм-менеджмента. Если человек не ставит перед собой цели, то он не знает, в каком направлении ему двигаться, а следовательно, и управление временны́ми ресурсами становится подобным вождению автомобиля с завязанными глазами. Чтобы правильно распределять временны́е ресурсы, прежде всего необходимо понять, для чего они вам нужны. И первый шаг на пути к личной эффективности вы сделаете прямо сейчас. Возьмите две картонки и, ориентируясь на уже проделанные упражнения, напишите на первой из них свои жизненные цели (столько, сколько считаете нужным), а на второй – стратегические цели на текущий год в соответствии с жизненными целями. Эти картонки вам надо будет вклеить в свой ежедневник и обращаться к ним с той периодичностью, которая обеспечит их учет в каждодневном планировании. Время на выполнение этого задания – 7 минут». Тренер: «Теперь, когда вы сделали первый шаг и определились с жизненными целями, можно делать второй – и это планирование. Безусловно, многие из вас стараются планировать свой день: кто-то ведет ежедневник, другие надеются на свою память. Но практика показывает, что большая часть людей, даже тех, которые занимаются собственным бизнесом или находятся на ответственном посту, совершает серьезные ошибки при планировании собственного дня. Итак, в чем же эти ошибки и как их избежать? Несколько практических рекомендаций по планированию». Практические рекомендацииПланирование дня • Следует разбивать все события на жесткие, привязанные к строго определенному, заранее известному времени (к примеру, занятия в школе), и гибкие – те, которые необходимо выполнить в этот день, но не принципиально, в какое время (допустим, выучить отрывок из «Евгения Онегина»). • Не пытайтесь загрузить 100 % времени – подобный план обречен на провал, обязательно найдутся какие-нибудь внезапные незапланированные дела, которые разрушат всю остальную цепочку событий. Между жесткими событиями старайтесь делать временны́е промежутки (если школа заканчивается в 14:00, то тренировка не может начинаться в то же самое время, даже если вам не надо тратить время на дорогу!). На жесткие задачи отводите не более 70 % своего дня. • Помните, что срочное – не всегда важное! В тайм-менеджменте получила большое распространение матрица Эйзенхауэра. Согласно этой матрице, все дела разбиваются на 4 квадрата: 1 – срочные и важные, 2 – важные, но не срочные, 3 – срочные, но неважные, 4 – не важные и несрочные. Каждый раз, когда перед вами возникает новая задача, постарайтесь оценить ее по данным характеристикам, и, возможно, она отпадет сама собой. • Не устраивайте временные завалы: ешьте «лягушек» и «слонов» каждый день! «Лягушкой» в тайм-менеджменте называют мелкое, не требующее особых временных затрат, но постоянно откладываемое дело (поменять батарейки в настенных часах, отнести в мастерскую зимние сапоги, позвонить тете…). На выполнение такого дела нужно совсем немного времени, но в силу каких-то причин оно нам неприятно, и мы о нем то и дело забываем. В итоге у нас появляется целая гора «лягушек»! Выпишите себе в ежедневнике или блокноте всех имеющихся на сегодняшний день «лягушек» и заведите правило – есть каждое утро по «лягушке», не приступая к другим делам. Скоро от завалов не останется и следа! Другое дело «слон» – это огромная длительная задача, для выполнения которой нужно каждый день делать небольшой шаг. «Слон» – это изучение иностранного языка, написание проекта, снижение веса, подготовка выпускного… Чтобы успешно разделаться со «слоном», надо каждый день «съедать по небольшому бифштексу». Упражнение 4. «Съесть слона» Необходимые материалы: рисунки слонов по количеству участников, ручки. Тренер: «А теперь давайте потренируемся над поеданием „слонов”. Для начала каждому из вас надо вспомнить, какое у него есть большое неповоротливое дело, которое нужно делать, но не знаешь, с чего начать и как к нему подступить. Это и будет вашим „слоном”. А теперь начинайте смело разделывать „слона” на „бифштексы”: какие небольшие дела из этой огромной задачи можно выполнять каждый день? На выполнение этого упражнения у вас 7 минут». Обратная связь. Легко ли было выполнить данное упражнение? В чем были трудности? Сколько «бифштексов» у вас получилось, как думаете, получится ли за столько дней разделаться с этим делом? Упражнение 5. Мой день Необходимые материалы: листы бумаги, ручки. Тренер: «С тем, как надо планировать грядущий день, вы немного разобрались, а теперь, чтобы можно было идти дальше, давайте выполним следующее упражнение: возьмите лист бумаги и распишите ваш вчерашний день по минутам, начиная с того момента, как вы проснулись, и заканчивая тем, как легли спать. На выполнение этого задания у вас 7 минут». Обратная связь. Удалось ли вспомнить весь день поминутно? Были ли сложности? ПрактикаВоры времени Необходимые материалы: распечатанные списки «воров времени» по количеству участников, стикеры двух цветов (из расчета 5 стикеров каждого цвета на одного участника), ручки; лист блокнота на флипчарте с надписью «Воры времени», маркеры. Тренер: «Очень часто людям трудно припомнить, что они делали, потому что, помимо основного дела, их время уходит на мелкие отвлечения, так называемые „воры времени”. Посмотрите на список „воров времени”, предложенный классиком тайм-менеджмента Лотаром Зайвертом. Выделите из этого списка пять „поглотителей времени”, наиболее характерных для вас, и постарайтесь придумать еще столько же, не указанных в предложенном списке. Напишите каждого „вора времени” на отдельном стикере: пять „воров времени”, описанных Зайвертом, на желтых стикерах, пять придуманных вами – на розовых. Приклейте ваши стикеры на флипчарт под надпись „Воры времени”». После того как участники справятся с данным заданием, тренер объединяет одинаковых или схожих по смыслу «поглотителей времени», подсчитывает результаты и оглашает их участникам. Групповая дискуссияКак избавиться от «воров времени» Какие методы борьбы с «ворами времени» применяют участники, какие еще могут быть способы? Практические рекомендацииХронометраж Тренер: «В тайм-менеджменте для увеличения контроля над потерей времени и устранения „поглотителей времени” используется хронометраж – техника учета и анализа расходов времени. Провести хронометраж нетрудно: возьмите для этого любой блокнот, который будет удобно носить с собой. С самого утра фиксируйте в этом блокноте все, что делаете в течение дня, и время, которое на это затрачивается. Обращайтесь к блокноту примерно раз в полчаса-час и фиксируйте все дела с точностью до 5–10 минут. Человек так устроен, что стоит ему начать фиксировать некий количественный показатель, как этот показатель сам начнет изменяться в лучшую сторону. Расход времени на „поглотителей” начнет снижаться, а на приоритетные задачи – увеличиваться. Идея понравилась, но не уверены, что сможете побороть свою лень и действительно вести учет потраченного времени? Тогда следующее упражнение, идея которого изложена классиком отечественного тайм-менеджмента Глебом Архангельским, в статье „Хронометраж: система персонального управленческого учета”, сможет поправить ситуацию!» Упражнение-мотиватор. «Календарик-пинарик» Необходимые материалы: листы бумаги по количеству участников, ручки. В центре листа, так, чтобы сверху и снизу осталось немного места (5–6 см достаточно), напишите календарь на текущий месяц, начиная с сегодняшнего дня. Теперь сверху напишите годы: начиная от года вашего рождения и заканчивая текущим. А снизу, под календарем текущего месяца, – годы, начиная со следующего и заканчивая 2050–2070, в зависимости от вашего возраста, образа жизни и уровня оптимизма (см. приложение 3). Готово? А теперь самое интересное: начинайте зачеркивать верхнюю линейку годов, воспроизводя с каждым зачеркиванием в своей памяти светлые и теплые воспоминания, связанные с этим этапом жизни. Получилось? Немного грустно, я знаю. А теперь задание на дом: каждый день, проснувшись, зачеркивайте половину дня в календаре на текущий месяц, а вечером – оставшуюся половину. Вот увидите, через неделю вы захотите вести хронометраж и бережно относиться к самому ценному, что у нас есть, – нашему времени! Завершение тренинга Круг вопросов для итоговой дискуссии: какие мысли, ощущения появились после тренинга, хочется ли что-то поменять в своей жизни, что было наиболее интересным и полезным? Приложение 1 В помощь тренеру: пример заполнения таблицы к упражнению «Временна́я трансспектива». Приложение 2 Список «воров времени», предложенный Л. Зайвертом 1. Нечеткая постановка целей. 2. Отсутствие приоритетов. 3. Попытка слишком много сделать за один раз. 4. Неполное представление о текущих задачах и путях их решения. 5. Плохое планирование трудового дня. 6. Личная неорганизованность, бумажные завалы. 7. Чрезмерное чтение. 8. Скверная система документооборота. 9. Недостаток мотивации, лень. 10. Поиск плохо хранящейся информации (адресов, телефонов). 11. Недостатки кооперации или разделения труда.